La gestion des notes de frais reste un défi fréquent dans les entreprises, souvent source de lenteurs et d’erreurs administratives. Entre justification, saisie et validation, ce processus peut vite devenir un fardeau tant pour les collaborateurs que pour les services financiers. Mais comment simplifier cette gestion sans perdre en contrôle ni en conformité ?
Tarification de Cleemy adaptée à la taille des entreprises
Cleemy propose une approche tarifaire progressive qui s’adapte à la taille des structures. Ainsi, pour les entreprises comptant moins de 50 utilisateurs, le tarif s’établit à environ 6 euros par utilisateur et par mois. Ce coût devient plus compétitif dès que l’entreprise dépasse les 200 collaborateurs, où il descend à 5,60 euros. Au-delà de 500 utilisateurs, le tarif est sur mesure, ajusté en fonction des besoins spécifiques suite à une demande de devis.
Cette tarification dégressive facilite donc l’accès à des fonctionnalités avancées pour les PME ainsi que pour les grandes entreprises, en offrant un excellent rapport qualité-prix. Par ailleurs, Cleemy propose des modules complémentaires, comme Cleemy Achats à partir de 1,40 euro par utilisateur, ainsi qu’un module de paiement gratuit, permettant une gestion complète et intégrée des dépenses professionnelles.
Une solution efficace pour des entreprises d’au moins 50 collaborateurs
Si l’entrepreneur individuel ou les très petites structures trouveront souvent des solutions plus économiques adaptées, Cleemy se positionne clairement comme un outil destiné aux entreprises de taille moyenne à grande. La complémentarité avec d’autres produits de l’éditeur Lucca, spécialiste des solutions RH, fait de Cleemy une solution particulièrement attrayante pour centraliser les processus liés aux ressources humaines et à la gestion financière.
Le caractère modulable de Cleemy permet d’accompagner la croissance des entreprises tout en garantissant une gestion fluide et conforme des notes de frais et autres dépenses professionnelles. Son adoption permet donc de réduire le temps consacré à la gestion administrative et d’éviter les erreurs fréquentes liées aux traitements manuels.
Automatisation et simplicité dans la gestion des notes de frais avec Cleemy
La force de Cleemy réside dans son automation intelligente. Les utilisateurs peuvent saisir leurs notes de frais facilement via un ordinateur ou l’application mobile, développée pour Android et iOS, avec intégration de la reconnaissance optique des caractères (OCR).
Grâce à cette fonction, les justificatifs photographiés sont automatiquement analysés pour extraire les informations clés telles que la nature de la dépense, le fournisseur, les montants, la date et la devise. Cette technologie permet un gain de temps considérable et limite les risques d’erreurs, tout en assurant une saisie plus fluide pour les collaborateurs.
Les managers bénéficient également d’une interface claire permettant d’automatiser la validation des notes de frais selon les règles internes, et d’obtenir un suivi précis par business unit ou collaborateur. Le service financier, quant à lui, peut facilement contrôler, rapprocher et intégrer les notes dans le système comptable, le tout avec une réduction significative de la saisie manuelle.
Archivage sécurisé et conforme aux exigences légales
Cleemy s’inscrit dans une démarche de dématérialisation en étant compatible avec la réglementation française relative à l’archivage des notes de frais dématérialisées. Chaque justificatif est transformé en un PDF unique, signé électroniquement et daté, garantissant sa valeur probatoire en cas de contrôle.
Cette fonctionnalité élimine la nécessité de conserver les documents papier, ce qui simplifie notablement la gestion, sécurise les archives et facilite les audits. Les entreprises gagnent ainsi en sérénité, assurées de respecter les obligations fiscales et comptables sans effort supplémentaire.
Intégration bancaire et gestion des paiements simplifiée
Contrairement à certaines solutions qui intègrent directement des cartes de paiement, Cleemy repose sur un partenariat avec la fintech Swan pour proposer des cartes Mastercard. Ces cartes, physiques ou virtuelles, permettent une remontée automatique des dépenses dans le logiciel, simplifiant grandement la saisie et le suivi.
En parallèle, il est également possible de connecter les comptes bancaires de l’entreprise à Cleemy pour synchroniser les opérations. De nombreuses banques sont compatibles, ce qui facilite la centralisation des dépenses et le contrôle en temps réel.
En outre, le module de gestion des paiements, proposé gratuitement avec Cleemy Notes de frais, offre une maîtrise complète des finances en regroupant achats, paiements fournisseurs et abonnements dans un seul outil ergonomique. La validation des demandes d’achat se fait simplement, depuis un tableau de bord dynamique.
Automatisation des flux comptables et de paie
Cleemy ne se limite pas à la saisie des notes de frais : il assure également la génération automatique d’écritures comptables compatibles avec les principaux logiciels et ERP du marché (Sage, Cegid, etc.). Cette automatisation garantit l’exactitude des imputation au plan comptable ainsi que la gestion des options TVA.
Le logiciel permet de déclencher les ordres de virement SEPA de manière fluide et intègre une liaison directe avec les systèmes de paie pour produire des écritures conformes à la déclaration sociale nominative (DSN). Ces fonctionnalités créent un lien transparent et sécurisé entre la gestion des frais, la comptabilité et la paie, évitant les saisies répétitives et sources d’erreurs.
Adaptabilité de Cleemy aux besoins des entreprises internationales
La solution est idéale pour les organisations disposant d’une présence internationale. Elle gère la TVA propre à chaque pays, assure la conversion automatique des devises, et permet de paramétrer des règles spécifiques à chaque entité ou filiale.
L’interface multilingue, disponible en français, anglais, allemand et espagnol, facilite son adoption par des équipes réparties sur différents territoires, tout en garantissant une cohérence globale dans le traitement des notes de frais.
Accompagnement client et ressources disponibles chez Cleemy
L’équipe Cleemy met à disposition une démo gratuite et personnalisée pour familiariser les futurs utilisateurs avec l’outil. Ce contact initial est un bon moyen de comprendre les spécificités de la solution et d’évaluer son adéquation aux besoins internes.
Une fois la solution déployée, les utilisateurs bénéficient du soutien d’un conseiller dédié qui accompagne la mise en place, les paramétrages et l’intégration au système informatique existant. Le support client est accessible en semaine, via téléphone, chat ou email, garantissant une assistance rapide et efficace.
Parallèlement, une documentation en ligne riche en articles tutoriaux aide à résoudre les questions courantes et à exploiter pleinement les fonctionnalités de Cleemy.
Retour des utilisateurs et fiabilité éprouvée
Cleemy compte aujourd’hui environ 500 clients avec 60 000 utilisateurs actifs. Les retours collectés sur les stores Google Play et Apple, ainsi que sur la plateforme Trustpilot pour l’ensemble des produits Lucca, témoignent d’une satisfaction globale excellente, avec des notes proches de 4 sur 5.
Les points salués incluent en particulier la qualité du service client et les gains de temps substantiels permis par la reconnaissance automatique des justificatifs. Quelques remarques concernent des difficultés occasionnelles de connexion à l’application mobile, mais la réactivité de l’équipe support permet de limiter fortement ces désagréments.
Utilisation concrète de l’application mobile Cleemy Notes de frais
L’application mobile simplifie le quotidien des collaborateurs en déplacement. Après téléchargement sur Android ou iOS, la connexion s’effectue facilement via les identifiants habituels des outils Lucca.
La prise de photos nettes et bien éclairées des justificatifs est primordiale afin d’optimiser la reconnaissance automatique. Les utilisateurs peuvent saisir ou modifier les informations complémentaires, comme le nombre d’invités ou les commentaires, assurant une description précise des dépenses.
La synchronisation des données se fait automatiquement, avec une option manuelle si la connexion est interrompue. Les collaborateurs soumettent leurs notes de frais validées directement via l’application, et les managers disposent également d’un accès dédié pour valider ou rejeter ces demandes, rendant le processus fluide même à distance.
L’intégration transparente de Cleemy avec les logiciels de comptabilité et paie
La solution communique aisément avec la majorité des ERP et logiciels comptables. Elle transfère les écritures en toute sécurité et permet un suivi analytique précis selon les imputations définies dans le plan comptable.
La possibilité de programmer des imports automatiques via API ou serveur FTP accélère les traitements récurrents et réduit la charge administrative. Lorsque le logiciel comptable ne prend pas en charge certains aspects des notes de frais, Cleemy prend le relais pour générer des ordres de paiement SEPA fiables et conformes.
En rendant la gestion des notes de frais simple, claire et automatisée, Cleemy se positionne comme une solution robuste et complète, qui accompagne efficacement la gestion financière tout en réduisant les frictions et les erreurs liées aux dépenses professionnelles.
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